Szinte minden kereskedelmi vállalkozónak nagy hajrát jelent az évvégi ünnepi időszak, így tehát nekünk, a webshopok számára fulfillment szolgáltatást nyújtó cégnek is nyilvánvalóan az. Örömmel jelenthetjük, hogy sikeresen teljesítettük a feladatot, és büszkén kezdhetjük is a beszámolónkat a legfontosabb adattal: minden egyes csomag időben kiment!

Nem túlzás azt mondani, hogy gyakorlatilag augusztus óta az év végi forgalomnövekedésre készülünk. Ilyenkor a webáruházak általában megháromszorozzák az átlagos havi csomagszámukat. Természetesen a rendszer fejlesztése egész évben, megállás nélkül zajlik, de az év vége az, amikorra mindennek össze kell érni, és az egész éves terhelés sokszorosát kell üzembiztosan átvészelni. Ebben a posztban összegezzük a tapasztalatokat és betekintést engedünk a színfalak mögé.

A skálázhatóság a kezdetektől fogva kulcsfontosságú elv számunkra, azaz ami működik 100 csomaggal, annak később mennie kell 40 000 csomaggal is – ez nálunk alapvető design filozófia. Ennek szellemében ősszel új csomagolóállomásokat állítottunk csatasorba, párhuzamosan a raktárterületünk növekedésével.

Folyamatosan optimalizálunk, igyekszünk a rendszer működését simábbá tenni, de nyár vége óta az lebeg a szemünk előtt, hogy hogyan tudjuk a kitűzött decemberi csomagszám célját tartani úgy, hogy az ügyfelek és a megrendelők egyaránt maradéktalanul elégedettek legyenek ebben a különösen fontos időszakban. Hiszen ha egy csomag elvész év közben, az kellemetlen, de ha egy karácsonyi ajándék nem ér oda a fa alá, az bizony családi katasztrófa.

Dóra, az IT fejlesztési koordinátorunk szerint az év vége kiemelkedő szakmai kihívás egy ilyen csapatnak, de mindenki megállta a helyét:

“Egész évben készültünk a Black Friday és a karácsonyi időszak logisztikai szempontból igen kemény kihívásaira, és szerintem jól megugrotta a csapat, az informatikai feladatok megoldása várton felüli eredménnyel járt. Ez nagyban köszönhető annak, hogy időben megvalósultak olyan stratégiai sarokpontok, mint a szerver költöztetése, vagy a hibakezelési metódus továbbfejlesztése. Sok projekt futott egy időben, több szálon, hatalmas volumenű munkát pörgettek ki a srácok. Sok fejlesztés van, ide ilyenkor a legnagyobb fókusz a hatékonyság növelés támogatásán van szoftveres oldalról. Mindig azt keressük, hogyan lehet újabb másodperceket faragni a picking és packing folyamatokon, minden apróságnak van jelentősége.”

“A feladatköröket mindig dinamikusan igazítottuk az igényekhez.” – meséli Dávid, a raktár vezetője, azzal kapcsolatban, milyen kihívások elé állította az év vége a csapatát.

“Ez azt jelenti, hogy az ünnepeket megelőző hetekben az ügyfeleink jellemzően nagy hangsúlyt fektettek a készleteik feltöltésére, akár kétszeresen, háromszorosan meghaladva a szokásos mértéket. Ez számunkra bemeneti oldalon, az érkeztető állomásokon jelentett extra terhelést – erre úgy készültünk, hogy más területekről irányítottunk ide embereket. Az ünnepek előtt pedig nyilván kifelé ment az áru nagyobb mennyiségben, akkor a pickerek és packerek kapacitását növeltük. Dicséretet érdemel a csapat amiatt, hogy folyamatos kommunikációval és rugalmassággal, nagyon ügyesen kezelte mindenki ezt a helyzetet.

Az egész időszakra persze már időben elkezdtünk készülni, ezek nem ad hoc megoldások voltak. Heti megbeszéléseket tartunk a menedzsmenttel, itt tudunk visszajelzéseket adni, amelyek alapján olyan szoftveres és hardveres megoldások készülnek, amelyek hatékonyabbá teszik a munkánkat. Nagy segítséget jelentett az új bevételezési eljárás, amivel egy helyszínre vittük és nagyon leegyszerűsítettük ezt a munkafázist, háromszoros gyorsulást érve el: ez a fejlesztés már készen volt az évvégi hajtás előtt. Ezúton szeretném megköszönni a fejlesztők hozzáállását is, mert minden, akár menet közben felmerülő hibákra is extrém gyorsan reagáltak. Ennek, és a tudatos előkészületeknek is köszönhető, hogy az ünnepi időszak alatt végülis kevesebb túlórára volt szükség, mint amire számítottunk eredetileg.”

A karácsony előtti 30 napban összesen 42 000 csomagot szállított ki a Webshippy. Tavaly ilyenkor ez a szám 4000 volt, és ennek a megtízszerezése volt a célunk, szándékosan nagyon magasra állítottuk a lécet, hogy motiváljuk magunkat, és őszintén szólva igazán kellemes meglepetés, hogy nem csak megközelíteni, de megugrani is sikerült ez a számot.

2019-ben hasonló léptékű fejlődés a célunk… de a számok nem mondanak el mindent: a lényeg, hogy a lehető legjobb színvonalú szolgáltatást nyújthassuk az ügyfeleinknek, hogy a webshop-üzemeltetés egy boldog, kreatív, jövedelmező, önkiteljesítő folyamat legyen – a technikai feladatok minél nagyobb részét próbáljuk levenni minden Webshippy partner válláról.

“Én személy szerint nagyon büszke vagyok az egész csapatra. Hálás vagyok azon ügyfeleinknek, akik a kezdetek óta hisznek bennünk és annak a 150 webáruháznak, akik az elmúlt év folyamán fektették belénk a bizalmukat. Tízszeres növekedést elérni egy év alatt nagyon megterhelő, sok területre kellett fókuszálnunk és a legfontosabb az volt, hogy emellett ne essen a szolgáltatásunk színvonala. A 2019-es évben még jobban szeretnénk strukturálni és szabályozni a folyamatainkat, illetve szeretnénk tovább növelni a hatékonyságot. Emellett tartogatunk egy hatalmas meglepetést azok számára is, akiknek gondot okoz a logisztikai folyamatok kézben tartása, de a kiszervezés valamiért nem járható út.”- így összegzi az évet András, a Webshippy CEO -ja.

Ezek után mi mást is kívánhatnánk, mint azt, hogy a ti kijelölt mérőszámotok is legalább tízszeres növekedést érjen el 2019 végére? Boldog új évet mindenkinek, az e-commerce világán innen és túl!