HomeShippy - így dolgozunk otthonról - Webshippy Fulfillments

HomeShippy – így dolgozunk otthonról

Mivel az otthoni karanténból jóval többen és jóval többször vásárolnak online, mint eddig, ezért a Webshippy raktárában több a munka, mint valaha, persze a kellő óvintézkedések mellett. Az irodai csapat és a fejlesztők viszont már harmadik hete otthonról dolgoznak. A helyzet új, de nem teljesen szokatlan, mert a Webshippy a kezdetektől fogva földrajzilag és fizikailag több helyen dolgozó emberek csapata volt. Az alábbiakban szeretnénk nektek összefoglalni, hogy mi hogyan alkalmazkodunk ehhez az új helyzethez.

Az e-kereskedelemre érthető módon erős hatással van világjárvány, ez pedig a Webshippy által kezelt forgalmat is felskálázta. Raktárcsapatunk hősiesen helytáll, ahogy ezt a Forbes magazin is megírta a közelmúltban, azért, hogy mások minél kevesebbet mozdulhassanak ki otthonaikból. Ez az igazi csapatmunka, így lehet túllendülni az olyan kihívásokon, mint amilyen ez a pandémia is.

Node mi a helyzet a többiekkel? A Webshippy irodai részlege már harmadik hete otthonról végzi a munkáját. Szerencsére ebben volt már tapasztalatunk, egyrészt azért, mert a Webshippy lelkét, az operációt vezérlő egyedi szoftverünk fejlesztőcsapatának bázisa Pécs.

Másrészt a kezdetektől fogva számos külső szakértővel dolgozunk együtt, akik a napi működésre is hatással vannak – az ő munkájukat is virtuálisan fogjuk össze. 

Ez a szerencsés helyzet adott nekünk némi nyugalmat és előnyt ahhoz, hogy egyik pilanatról a másikra átállítsuk az irodát és a fejlesztést otthoni munkavégzésre, méghozzá úgy, hogy a raktárban dolgozó kollégáink munkáját lehetőleg semmilyen leállás, megakadás, kommunikációs nehézség ne akadályozza. 

De nyilván munka közben jönnek ki az igazi nehézségek. Íme néhány megoldás, trükk vagy tipp a Webshippy háza tájáról, otthoni munka témában:

1. Őrizd meg a rutint!

Az átállást úgy lehet megkönnyíteni, ha a munkanapod a lehető legjobban hasonlít a pár héttel ezelőtti “régi időkre”. Vagyis a reggeli előkészületek után öltözz fel, és indulj dolgozni!

Mit jelent ez otthoni keretek között? 

Egyrészt szükséged lesz egy fix munkaállomásra. Nagyon vonzónak tűnhet, hogy ágyban heverészve, kanapén ülve vagy a konyhaasztalról, főzés közben is dolgozhatsz, és ez tényleg szuper. De ez legyen a kivétel, ne a szabály! Az a legjobb, ha a lakás egy pontján be tudsz rendezni egy asztalt magadnak, ahol kizárólag a munkával foglalkozol. Ez egyrészt segít egy kicsit elvonulni térbelileg, de itt a tudatalatti, pszichológiai hatás a fontosabb. Könnyebben tudod “elhitetni” magaddal, hogy valóban dolgozol, ha oda kell menni a munkahelyedre. Még akkor is, ha ez a munkahely most a saját lakásod egy pontját jelenti.

A klasszikus reggeli rutinod része az, hogy felveszed azt a ruhát, amiben dolgozni mész. Ezt a szokást nagyon jó, ha megtartod, vagy legalábbis 1-2 olyan ruhadarabot veszel fel, ami “munkaruha”, egyrészt szintén a mentális hatás miatt, másrészt azért, mert webkamera miatt minden bizonnyal ma is fogsz találkozni kollégákkal, csak virtuálisan.

2. Asztal, háttér, videós tippek

 A munkahelyedet tartsd olyan tisztán, mintha az irodai asztalod lenne, és ne is vigyél oda olyan tárgyakat, eszközöket, amelyek nem kapcsolódnak a munkádhoz. Ez is segít abban, hogy fókuszált maradj.

Ha soha nem használtál videóhívásokat munkához ezelőtt, akkor kezdetben szokatlan lesz, de ez a csoda is csak 2-3 napig tart, és nagyon gyorsan teljesen természetessé válik.

Videóhíváskor az ember beengedi a kollégáit az otthonába. A videóhívás során meghalljuk az egyikük hátterében csicsergő madarakat, a másiknál a fékező villamost, a harmadiknál a felsíró kisbabát… így hirtelen más oldalaikról is megismerjük őket, és nem csak azért, mert esetenként pixelesek.

Arra készülj fel, hogy a külsőd olyan legyen, amilyennek megszoktak téged a munkahelyeden. A kamera miatt az is fontos, hogy mi van mögötted, tartsd rendben a környezeted, vagy ha speciális elrendezés miatt ez megoldhatatlan, használj háttérképet, de egy szimpla egyszínű lepedővel is lehet homogén, esztétikus hátteret kreálni.

Az biztos, hogy a meetingek szervezését nagyon komolyan át kell gondolni, és meg kell tisztelned mindenkit azzal, hogy ne késs el! Hogy ez miért fontosabb most, mint valaha, arról még lesz szó a következő pontban.

Mi alapvetően a Google Meetet használjuk megbeszélésekre, mivel már régóta a teljes belső kommunikációnk a Google rendszerein zajlik. Ebben tehát nincs semmi változás, csak a régebben élőben tartott meetingeket is átvittük az online térbe.

3. Bízz, de ellenőrizz!

Szakértői körökben már régóta jól ismert, hogy sokszor a munkahelyektől távol lehet a legjobban dolgozni, ezért olyan versenyképesek a freelancerek, digitális nomádok, és az olyan cégek, amelyek már korábban teljesen átálltak távolsági munkavégzésre. 

De egy dolog a kutatásokkal alátámasztott tény, és más dolog a megszokás, az emberi megrögzöttség, a változások iránt táplált szkeptikusság. Az az igazság, hogy az elmúlt három hétben emberek százmilliói vehették észre, hogy a technológia régóta rendelkezésre állt már sokmindenhez, ami a munkát, a családot, a barátokkal való kapcsolattartást érinti. 

Viszont teljesen más helyzet az, amikor valaki vágyik a szabadságra, a zavaró tényezőktől mentes, koncentrált, mély munkavégzésre, és ezt megteremti magának, és megint más az, amikor ebbe mindenkit egyik pillanatról a másikra belekényszerítenek

Vedd figyelembe, hogy a kollégáid között lesznek olyanok, akik jobban fognak dolgozni, mint valaha, és lesznek olyanok is, akik elveszettnek érzik magukat ebben az új helyzetben. A kulcs a bizalom kiépítése, megteremtése és fenntartása!

Ha te vagy a főnök, nem kell aggódnod, hogy vajon mennyit dolgoznak a drágalátos alkalmazottak, ha felállítasz egy jól követhető projektmenedzsment-rendszert, ha egyértelmű mindenki számára, hogy mik a feladatok és minek mikorra kell elkészülnie! Nem mindegy neked, ki mikor és hogyan dolgozik, ha az eredmények magukért beszélnek és szárnyal a cég?

A Webshippy a különböző részlegek és feladatkörök csatornákra osztott kommunikációját Slacken oldja meg, a feladatokat pedig Asanában követjük nyomon. A programozócsapat speciális (Scrum-elvű) működésének koordinálásához egy külön platform, a JIRA segítségét vesszük igénybe.

De nem kell a cégre várnod, ha szeretnéd bebiztosítani azt, hogy az otthoni munkavégzésed hatékonysága megkérdőjelezhetetlen legyen bármilyen partner, kolléga, felettes számára. Készíts saját magadnak tennivaló listát, és folyamatosan kövesd nyomon (pipálgasd), napi bontásban. Ha emellé használsz egy olyan eszközt, amibe belepötyögöd, hogy éppen min dolgozol, és 1 kattintással elindítod az időmérőt (ilyen eszközök a böngésződbe telepíthető ToggL vagy a Clockify) akkor saját magad és mások számára is követhetővé válik, hogy mivel ment el a munkaidőd! (Ez is egy olyan dolog, ami nem csak otthonról dolgozva lehet hasznos…)

4. Munkaidő? Az mi?

Lehet, hogy ezzel kellett volna kezdeni: vegyük tudomásul, hogy ebben a rendkívüli helyzetben a családok egy térbe kerültek, bezárt az iskola, az óvoda, nem jön át a nagyi: totálisan össze van keverve és rázva a munka és a magánélet. Mint egy jó koktél, de remélhetőleg nem a Molotovról elnevezett fajta…

A gyermekes kollégáknak meg kell oldaniuk a gyerekeik felügyeletét, méghozzá úgy, mindenki lehetőség szerint épelméjű maradjon… miközben otthonról dolgozniuk is kell, azon túl, hogy gondoskodjanak saját maguk és családjuk szükségleteiről is.

Ebben az egészben az a legfontosabb, hogy vegyük tudomásul, hogy a “munkaidő” ebben a helyzetben totálisan értelmét vesztette. Mindenki úgy dolgozik, ahogy tud, ahogy bír. A közös pontot a virtuális meetingek jelentik, előre egyeztetett időpontokban, rendszeresen. De azon túlmenően ne legyenek elvárásaink! Van, aki hajnalban fog dolgozni, van, aki éjjel. A lényeg, hogy menjen a szekér – ne stresszeljük egymást és saját magunkat azzal, hogy megpróbálunk beleszólni abba, ki hogyan szervezi az életét és munkáját.

És bár a családoknak most nehéz, de a magányosoknak sem könnyű, sőt. A munkahely “törzsi” hangulatától megfosztva, négy fal között senyvednek. Éppen ezért igazából több meetingre is szükség lehet, mint amit megszoktatok, és fordítsatok extra figyelmet arra, hogy egymás mentális jóllétét, egészségét támogassátok. A vezetők számára nagyon fontos most az empátia gyakorlása, az őszinte érdeklődés a csapattagok lelkiállapota iránt – ha eddig ez nem volt az erősségünk, ez egy jó alkalom arra, hogy úgy nyissunk a többiek felé, ahogy azt esetleg nem szokták meg tőlünk.

A Webshippy számára bevált eszköz például a közös virtuális kávézás reggelente, amikor egyszerűen csak együtt vagyunk webkamera segítségével, nem tartunk hivatalos “meetinget”.  Általánosságban is hasznos lehet, ha van egy olyan online “szoba” (például Zoomon), ahol akár egész nap bent lehet aki akar – időnként kikapcsolva kamerát, mikrofont, de ez egy olyan “hely” tud lenni, ahol az egymás mellett dolgozás, a spontán “odafordulás” élményét meg lehet teremteni!

A reggeli rutin azért is fontos, mert segít megtartani valamilyen napi rutint: és ez pedig elkerülhetetlen lesz ahhoz, hogy ne folyjon szét a munka az egész életeden, és végül teljesen felemésszen! 

Ahogy a munkába “be kell menni” reggel, úgy “haza is kell jönni” este, otthon is! Húzd meg a határokat és tartsd be őket, mert alattomos, sunyi módon szét fogja stresszelni az életedet ebben az amúgy sem könnyű helyzetben. Ez a stresszes kapkodás, a teljes kikapcsolás hiánya lerontja a teljesítőképességed és gondokat okoz a magánéletedben is.

A Webshippy előre egyeztetett ritmusban meetingel, az extra megbeszéléseket több napra előre igyekszünk lefixálni, és nem zavarjuk egymást a hagyományos munkaidőn kívül!

Tehát nekünk így működik a rendszerünk. Jobb lenne együtt lenni, együtt dolgozni, de így is megoldható, és talán olyasmit is megtanulunk most magunkról, egymásról és a munkáról, amit később is sikeresen tudunk alkalmazni. 

Hatékony otthoni munkavégzést kíván mindenkinek a Webshippy! Vigyázzatok magatokra!

Gergő Benedek

Gergő Benedek

Startup-kommunikációs szakértő, sharing economy evangelista. 2002 óta blogol, nyughatatlanul kutatja a leginnovatívabb témákat és platformokat.