Jó esetben egy cég vagy vállalkozás optimális fejlődési folyamatában eljut arra a pontra, amikor meg kell fontolnia a saját erőforrásokkal végzett logisztikai tevékenység vagy a kiszervezett logisztika, azaz a fulfillment közti választás lehetőségét.
“Mindent olyan egyszerűen kell csinálni, amennyire csak lehetséges,
de semmivel sem egyszerűbben.”
Albert Einstein
Egy tapasztalt, gyakorlott és lelkiismeretes vezető pontosan tudja, hogy mekkora felelősséggel jár egy cég vezetése, különösen akkor, amikor alkalmazottak is tartoznak a céghez. A cég életét befolyásoló döntések meghozatalakor pro és kontra jónéhány szempontot figyelembe kell venni, mérlegelni, majd határozni kell. Ez rettentő sok figyelmet és koncentrációt igényel. Az élet bármely területe például szolgálhat, hogy tudjuk a figyelmünk összpontosításához időre és nyugalomra van szükségünk. Ez kizárólag akkor lehetséges, ha a ránk háruló feladatok egy részét kiszervezzük magunk alól.
Ezt tehetjük cégen belül és cégen kívül is, attól függően, hogy milyen feladatról van szó. Sokakban van félelem a külsős partnerekkel szemben, főként amikor bizalmi feladatok átadásáról van szó. Az egyik legnehezebb döntés vezetőként a feladatok és a felelősség átruházása. Aki azonban ezt felismeri és tudatosan tesz azért, hogy le is győzze, az garantáltan sikeres lesz.
A mi feladatunk pedig külsős partnerként nem más, mint hogy elnyerjük és fenntartsuk a belénk vetett bizalmat. Ennek első lépéseként szeretnénk egy kis segítséget nyújtani, a logisztikai feladatok ellátásával kapcsolatos döntés meghozatalához.
1. Gondold át, mérlegelj és dönts!
Eleinte szinte minden cég esetében igaz, hogy a szerepkörök és a hozzájuk tartozó feladatok élesen körvonalazódnak. Azonban ahogy a cég fejlődik egyre több olyan feladat kerül a rendszerbe, aminek nincs konkrét felelőse, hanem szétosztásra kerül az embereink között.
Ennek a legnagyobb hátránya, hogy sok feladat lényegében gazdátlan marad és a releváns, címzett feladatok elvégzésére pedig nem jut elégséges idő.
Amint felismerjük ezt a helyzetet, mérlegelni kezdjük, hogy cégünk jövedelmezősége elbírna-e további kollégákat. Ez az a pont, amikor a lehetőségeket ki kell bővítened a fullfilment szolgáltatás igénybevételével. Nem mindig az a legjobb megoldás, ha újabb és újabb emberekkel gyarapodik a cégünk, hiszen ennek egyenes következménye, hogy ha nem szakembert veszel fel, hogy biztosítsd számára a képzést, oktatást. Ennek hiányában számolni kell azzal, hogy nem az elvárt minőségű lesz az elvégzett munka. A több alkalmazott több munkaeszközt is igényel, nem beszélve a gazdasági oldaláról.
Ezzel szemben mi vállaljuk, hogy képzett szakemberekkel, tökéletesen felszerelt raktárral és megbízható szállítócégekkel a hátunk mögött átvállaljuk a készletgazdálkodást a beszerzéstől a kiszállításig.
2. Szakember kell
Előbb-utóbb minden cég életében eljön az a pillanat, amikor a növekedés eléri azt a mértéket, hogy már nem tudunk mindent magunk megoldani. Bizonyos feladatok ellátásához szükség van szakértő bevonására. Nyilvánvaló, hogy ez jelentős többletköltséget eredményez, azonban a hiánya a cég hanyatlását is okozhatja.
Milyen területeken lesz szükség tanult, hozzáértő munkaerőre? Csak a legfontosabbakat említve, a készletgazdálkodás, a raktározástechnika és a csomagolás – szállítás.
Ez szintén olyan pont, amikor érdemes átgondolni, hogy foglalkoztatni szeretnénk egy vagy több szakembert, vagy egy olyan cég szolgáltatásait igénybe venni, aki már hosszú ideje szakértő kollégák bevonásával van jelen a piacon.
Itt már csak lábjegyzetként említjük meg, hogy egy újabb ember felvétele mindig magában hordozza a kockázatot, hogy nem lesz meg az összhang a régi és az új embereink között.
3. Bővíteni kell az eszközparkot
A megnövekedett forgalom, a nagyobb alkalmazotti létszám mind további eszközök beszerzését és fenntartását jelentik. Ügyfeleinkkel, céges partnereinkkel kommunikálni kell, a készletek nyomonkövetése, időben történő megrendelése, átvétele, raktározása, a vásárlás adminisztrálása, kiszállítás intézése, ezek nyilván nem szervezhetőek papír alapon, vagy fejben. Egy új munkaerő új mobil eszközök és új munkaállomás meglétét is feltételezik.
4. Infrastruktúra kiépítés
Ahhoz, hogy tökéletesen tudjon működni a céged nem feledkezhetsz meg a célzott és tudatos infrastruktúra kiépítéséről. Ez bizony nem könnyű feladat, és szakértőnek kell lenni, vagy legalábbis hosszú évek tapasztalata szükséges ahhoz, hogy minden aspektusát átlássuk és egymagunk kivitelezni is tudjuk. Az infrastruktúra kidolgozásakor nem feledkezhetünk meg a visszacsatolásról és a reakciókról sem. Minél nagyobb a cégünk, az infrastruktúra annál szerteágazóbb, emellett a vállalkozás fejlődésével egyenesen arányos az infrastruktúra újragondolása is.
A kiszervezett logisztika logisztikai feladatok házon kívüli kiszervezésével jelentős méretű munkát és időt takaríthatsz meg magadnak, amelyet a megmaradt többi feladatkörödre, a családodra, önmagadra fordíthatsz.
5. Költözés
Szép lassan az iroda is raktárhelyiséggé vált, mindenhol polcok, szekrények, dobozok, mappák, dossziék. A hatékony működés egyik alappillére azonban, hogy rendezett és rendszerezett körülményeket teremtsünk magunk körül. Előbb-utóbb szóba kerül a raktárbérlés, vagy a nagyobb irodába költözés gondolata. Ez hatalmas költségráfordítást igényel, és nem feltétlenül fogja visszahozni az árát. Arról már nem is beszélve, hogy idővel az új irodát is kinőhetjük, ha pedig ebből kiindulva eleve a szükségesnél nagyobb helyiséget választunk, az további összegeket von el a jövedelmezőségből.
Ebben az esetben akár pusztán az anyagi megfontolás is döntő érv lehet egy fulfillment cég szolgáltatásainak igénybevétele mellett.
6. Külföldi értékesítést fontolgatsz
Egy fulfillment cég nagy előnye, hogy az egyes cégekhez képest a mennyiségi tényező okán jelentős kedvezményekkel tudják biztosítani a szállítási tevékenységet. Ezek az árak, a termékeid forgalmazásakor akár döntő érvként is szolgálhatnak a megrendelőid számára. Amennyiben pedig a külföldi értékesítés is szerepel a hosszú, vagy akár a rövid távú terveid között, érdemes szem előtt tartani, hogy a környező országokba, az említett feltételek mellett akár a hazaihoz közelítő árakon fogsz tudni szállítani.
7. Túlvállaltad magad
Nem jut időd semmire, mert egyik tárgyalásról a másikra rohansz, közben szinte egy pillanatra sem kerül ki a kezedből a telefonod, mert kérdésekkel bombáznak, rá kell bólintanod a hatásköröket meghaladó döntésekre, kávén élsz és legfeljebb csak vacsorázol. Amikor beszélnek hozzád legtöbbször csak bólogatsz, de fejben egészen máshol jársz. Rendszeresen elfelejtesz dolgokat munkában és magánéletben egyaránt. Ezek mind annak a jelei, hogy túlvállaltad magad.
Tegyél le mindent, és határozd meg Önmagad számára, hogy mik azok a legfontosabb dolgok, amelyeket mindenképpen Te magad akarsz csinálni. A többit engedd el! Bízd rá az embereidre, vagy külsős partnercégekre.
A fullfillment feladatkör átruházása hatalmas tehertől mentesít majd, és nem csak téged. Ezzel komoly erőforrások szabadulnak fel a cégedben, amelyeket más feladatokra koncentrálhatsz.
+1 Stratégiai partner
Nem minden cégnek van szüksége fulfillment szolgáltató cégre, sőt nem is minden cégnek jelent megoldást, de azt nyugodt szívvel jelentjük ki, hogy amennyiben a fent leírtak alapján úgy érzed, hogy a céged a fejlődés olyan szakaszába ért, hogy a növekedés biztosításához szükséges átalakítani az eddigi munkafolyamatokat, ne habozz változtatni.
Amennyiben külső partnercég bevonása mellett döntesz, informálódj a cégről. Ha bármilyen kérdésed merülne fel, azonnal kérdezz! Ez a Te céged, a Te és a munkatársaid munkája van benne. Olyan stratégiai partnerre van szükséged, akiben meg tudsz bízni, akivel gördülékenyen tudtok együtt dolgozni.
Konklúzió
Tisztában vagyunk azzal, hogy külsős partner esetén a megbízhatóságnak és a kompetenciának megkérdőjelezhetetlennek kell lennie.
Hogy mikor is érdemes kiszervezned a logisztikai folyamataidat? Erre te fogod tudni a választ, a fenti tanácsok leginkább azt a célt szolgálják, hogy ezt a szükségletet időben tudd észlelni.
