Milyen online számlázót válasszak webshopomhoz? - Webshippy Fulfillments

Milyen online számlázót válasszak webshopomhoz?

Olvasási idő: 5 perc

Bizonyára a te vállalkozásodban is előtérbe került a számlázási folyamat a 2018 július elsejei, NAV online számlázást bevezető adójogszabály-módosítás kapcsán. Az áthárított áfatartalom értékhatárának 100.000 forintra csökkenése és az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettség jelentős adminisztrációs terhet ró a webshop számlázás folyamataira is. Ne ess pánikba: segítünk a számodra ideális szolgáltató kiválasztásában.

A számlázási folyamatok optimalizálása – függetlenül attól, hogy te végzed, vagy a könyvelőd – kikerülhetetlen feladat, ezenfelül nagyfokú pontosságot és koncentrációt igényel. Egy jó számlázóprogrammal azonban nemcsak egyszerűbbé és gyorsabbá válik a számlák kiállítása, de átlátható, nyomonkövethető, percek alatt visszakereshető rendszerbe illeszti a számlákat, és emellett megfelel a NAV mindenkori elvárásainak is.

Ha még nincs számlázóprogramod, de vannak válaszra váró kérdéseid, mielőtt döntenél, esetleg épp váltás előtt állsz, mindenképp érdemes elolvasnod a cikkünket: összegyűjtöttük a webshop számlázással kapcsolatos legfontosabb információkat. Gondoltál már arra, hogy nem csak kimenő számlákkal van sok adminisztrációs teher? A bejövő számlák kezelése ugyanúgy gondot tud okozni. Ebben a cikkben erre is adunk egy remek megoldási javaslatot.

Mit állíthatok ki a kézzel írt számlán kívül?

Már akár egy kis webshop esetében sem igazán ideális ötlet a hagyományos, kézi számlázás. Okos, felelősségteljes és igényes megoldása a számlák elkészítésének, ha a számlázóprogramot használsz. Egy ilyen programmal a következő számlatípusok állíthatók elő:

Nyomtatott számla

A program által elkészített számlákat kinyomtatva, postán küldheted el a megrendelőidnek.

PDF-számla

A program által készített számlát elmenthető, pdf formátumban adhatod fel e-mailben.

Ne feledd: attól, hogy elektronikus úton kerül kiküldésre egy számla a megrendelődnek, attól az még nem lesz e-számla! Neked és vásárlódnak is kinyomtva kell tárolnotok az érvényességhez.

E-számla

A program által készített számla abban az esetben minősül hivatalosan is e-számlának, amennyiben rendelkezik időbélyegzővel és/vagy elektronikus aláírással, valamint a fogadó fél is rendelkezik a számla elektronikus tárolásához szükséges technikai feltételekkel.

Természetesen mindhárom számlázási megoldásra könnyed beállítást találhatsz a Webshippy rendszerében.

A NAV állásfoglalása szerint az e-számlázás feltételeiről és azok vállalásáról a feleknek írásos nyilatkozatot kell tenniük. Ilyen megállapodás, illetve a feltételek bizonyítható vállalása esetén az elektronikus úton küldött számla e-számlának minősül. Megállapodás hiányában azonban, csupán – formátumtól függetlenül – a számla képének, másolatának. A számlát továbbra is papíralapon kell továbbítanod a megrendelő számára.

Milyen funkciókkal támogatja a webshopokat egy számlázóprogram?

Az online programok számos adózást és könyvelést támogató funkcióval is rendelkeznek, ilyenek többek között:

  • a nyomtatványmodul,
  • az excel exportálás lehetősége,
  • a különböző összetételű riportok lekérdezésének lehetősége – pl. grafikonok, összesítők,
  • a különböző devizák kezelése és árfolyamfrissítése,
  • a webshop forgalmával kapcsolatos minden adat nyilvántartásba rendezése és ellenőrzése; pl. partnerek, vevők, termékek, szolgáltatások, beszerzések, rendelések, visszáru.

Milyen további előnyökkel jár az online számlázás?

  • A számlát kiküldheted nyomtatott verzióban is – ilyenkor természetesen keletkezik postaköltséged, azonban az elektronikus verzió egyidejű használata  professzionálisabb attitűdöt sugall
  • A profi számlázóprogramok észlelik az adatszolgáltatási kötelezettség feltételeit, pl. a min. 100.000 forint, vagy annál nagyobb összegű, áthárított áfát tartalmazó számlaadatot.
  • a NAV ugyan nem tiltja a kézi számlázást még 100.000 Ft feletti összeg kifizetés esetén sem, ám az ÁFA törvény szerint az adatszolgáltatási kötelezettségnek 5 naptári napon belül interneten keresztül kell eleget tenned. Maga a NAV is a számlázóprogram használatát és az online feladás opciót javasolja, hiszen a program automatikusan elkészíti a jelentést.
  • Az online feladott számlákkal időt és energiát takaríthatsz meg, hiszen nem kell sorban állnod és nincs postaköltséged, hiszen a számláid egy kattintással eljuttathatók a címzettekhez.
  • Meghívhatod a könyvelődet is a rendszerbe, így naprakészen láthatja az adatokat és dolgozhat is velük.
  • Mivel többen is hozzáférhettek a programhoz, nem kell magadra vállalnod az adminisztratív feladatokat
  • Minimalizálhatod a hibalehetőségeket.

Milyen számlázóprogramot érdemes használnom webáruházamhoz?

Több profi szolgáltató is a rendelkezésedre áll attól függően, hogy mekkora a céged, vállalkozásod és milyen összetettek a webshop működtetésével kapcsolatos teendőid.

A teljesség igénye nélkül felsoroltunk néhányat az ismertebb szolgáltatók közül:

Billingo

Kezdő vállalkozások számára kiváló lehetőséget nyújt a teljesen ingyenes Starter csomag, amely többek között magában foglalja a korlátlan papír alapú számlázást és az online adatszolgáltatási kötelezettség automatizálását. 

Az előfizetéses csomagok – Kata, Master és Innovátor – elsősorban azon vállalkozások számára hívogatók, akik az automatizálás előnyeit kihasználva minimalizálni akarják a számlázás körüli teendőket és egyszerűen, naprakészen szeretnék látni cégük pénzügyi helyzetét. A havi/éves díjas szolgáltatások a Starter funkcióin túl magukba foglalják a korlátlan e-számlák kiállítását, valamint az API összekötést, mely lehetővé teszi, hogy  bármilyen programodat, webáruházadat, szoftveredet összekösd és automatizáld számlázóddal.

A felhő alapú, telepítés nélkül azonnal használható Billingo nagy előnye, hogy bármikor, bárhonnan elérhető. Minden eszközre optimalizált, így interneten keresztül akár a metrón ülve is gyerekjáték a számlázás.

Billzone.eu

A jogszabálykövetésen és NAV-adatexporton felül, nemzetközi számlázásra is alkalmas, többnyelvű számlasablonnal bővített, telepítés nélkül használható számlázóprogram.

Kulcs-Soft

A  három különböző szoftvercsomag ajánlattal – Start, Prémium és Perfekt- a vállalkozások a maguk portfóliójának, méretének leginkább megfelelő variációt választhatják. A szoftverekhez egyéb, a webshop adózáshoz, webshop könyveléshez szükséges programok, valamint az értékesítést támogató eszközök integrálhatóak.

Számlázz.hu

Igazi húzónév a piacon. Gazdag csomagajánlatokkal és egyedi megoldásokkal teszi egyszerűbbé a webshopok könyvelési és adózási folyamatait, integrálható megoldásai a digitális rendszerek összekapcsolásával, ha nem is gyerekjátékká változtatják a webáruház számlázását, de a hibalehetőségek minimalizálásával lényesen felgyorsítják és egyszerűsítik azt.

Szervezd ki a számlázást!

Webáruház üzemeltetése kapcsán a számlák és a visszaküldött csomagok után generálandó sztornószámlák előállítása egy fontos része a logisztikai folyamatnak. A logisztika kiszervezésével ez a macera is lekerülhet a válladról, hisz a Webshippy rendszere könnyedén integrálódik a kedvence online számlázóidhoz, így a számlagenerálás teljesen automatizáltan történik a háttérben.

Az integrációs lehetőségeinket áttekintve mi a Billingo és a Számlázz.hu programjait választottuk. Hogy miért?

  • A fenti két leggyakrabban használt számlázó programot használja üzleti partnereink legnagyobb százaléka – a Webshippy mindkét szolgáltatóval integrálta a rendszerét, amely automatikus számlakiállítást biztosít partnereink részére a csomag lezárásának pillanatában, és továbbítja a vásárlóknak, a kért formátumban
  • Mind a Számlázz.hu, mind a Billingo számos, a partnereink kényelmét is szolgáló funkcióval támogatja a munkánkat és ezáltal ügyfeleinkét is. A beállításoknál megadhatod például, hogy PDF vagy e-számla készüljön, vagy épp nyomtatva szeretnéd, ha csomagokba helyeznénk a dokumentumokat.

  • Az online adatkapcsolatoknak és okos automatizmusoknak köszönhetően minden adat és információ látható és átlátható, nincs szükség manuális lépésekre számlázásod kordában tartásához
  • A számlák automatikus kiállítása mellett az archiválással hosszú távon megőrizhetőek a számlák, ezzel nemcsak a törvényi előírásnak felelnek meg, de nincs szükség egyéb hagyományos vagy elektronikus adattároló beszerzésére sem.
  • Az integrációnak köszönhetően a könyvelődnek is kevesebb dolga lesz, hiszen a beérkező utánvétekhez tartozó számlákról a rendszerünk értesítést küld a számlázóprogramoknak, így a tételek státusza rögtön kiegyenlítettre változik. Ennek köszönhetően nem kell hosszasan keresgélned, hogy az egyes utánvétes csomagokat kifizették-e már vagy sem.
  • Természetesen az automatizált számlagenerálás minden webáruház motorral működik. Még nem választottál webshop szolgáltatót? Olvasd el összeállításunkat a webshopindítás ideális folyamatáról!

Tekintettel a legutóbbi szabálymódosításra – 1 millió forintról 100.000 forintra csökkent az adatszolgáltatási kötelezettség adóértékhatára-, a NAV-kompatibilis online számlázóprogram használatával sem időt, sem energiát nem kell arra vesztegetnünk, hogy a hatályos adójogszabályok után kutassunk az interneten. Egy egyszeri beállítás után a számlázóprogramból a számla kiállítása után automatikusan továbbíthatóak a számlaadatok a NAV felé.

Nos, látod az előnyöket? Szakítasz a hagyományos számlázással? Ez esetben adunk még egy pro tippet: próbáld ki a kiválasztott szolgáltató demo verzióját, mielőtt meghozod a végleges döntést!

 

Nem csak kimenő számlák léteznek!

Webshop üzemeltetésekor hajlamosak vagyunk elfeledkezni a bejövő számlákról és csak a kimenő számlákra keresünk automatizált megoldásokat. Ez nagy hiba, mert a szállítói számlák kezelése ugyanúgy sok adminisztrációt igényel. Ismerős az a helyzet, mikor a munkatársaktól sorra érkeznek be a számlák hol papírosan, hol emailben és már azt sem tudod, kinek, mikor, mit fizettél ki? Az online szállítói számlakezelőt neked találták ki!

A beérkező számlákkal egy csomó teendő van, hogy csak a legfontosabbakat említsem:

  • rögzíteni kell a rendszerben,
  • az arra jogosult embernek jóvá kell hagynia a számlát, 
  • figyelni kell a fizetési határidőre,
  • a fizetési határidőig be kell fizetni a számlát,
  • a könyvelőhöz el kell juttatni a számlát.

Ha mindezt manuálisan végzed, rengeteg hibalehetőség van kódolva a rendszerben:

  • elfelejted rögzíteni a számlát, 
  • megfeledkezel a fizetési határidőről,
  • olyan számlát fizetsz be, ami nem lett jóváhagyva,
  • rossz összeget adsz meg fizetésnél,
  • nem jó helyre utalsz,
  • elveszik a számla, stb.

Sok-sok hibalehetőség, ami egy jól automatizált rendszerrel egy csapásra megszüntethető. 

Taskingo

A Taskingo, online számlakezelő átláthatóvá és hatékonnyá teszi a bejövő számlák kezelését. A szállítói számlákat egyetlen közös felületen lehet kezelni. Ehhez a felülethez egyszerre több munkatárs és akár a könyvelő is kaphat hozzáférést. Így a szállítói számlák állapotát mindenki folyamatosan nyomon tudja követni.

Egy rövid regisztrációt követően már használhatjuk is a rendszert. Beállíthatjuk, hogy az egyes számlákat kinek kell jóváhagynia. Egy számla rögzítésekor automatikusan értesül a jóváhagyó, hogy a jóváhagyására vár egy számla. 

Taskingo számlák jóváhagyása

Olyan online platformot hoztak létre, amiben:

  • egy mozdulattal rögzítheted a szállítói számlákat, hála az automata adatkinyerési funkciónak,
  • kimutatások segítik az esedékes számlák listázását, így biztos nem lesz késedelmes fizetésed,
  • egy helyen kezelheted a szállítói adatokat,
  • könnyedén megnézheted a számlatörténetet,
  • a könyvelő automatikus értesítést kap a könyvelendő számlákról.

Megtetszett az ötlet, hogy végre te is automatizáltan kezeld a beérkező számlákat? Most egy hónapig ingyen kipróbálhatod a Taskingo online számlakezelő megoldását. És ha elnyerte a tetszésed, választhatsz a webáruházadhoz leginkább passzoló csomagajánlatok közül.

 

Kitti Papp-Karakas

Kitti Papp-Karakas

Ecommerce és logisztika szakértő.

Kapcsolódó cikkek

Összetett keresés

CÍMKÉK

GYŰJTEMÉNYEK

Tudnivalók induló webáruházaknak

25 cikk

Szervezd ki webáruházad logisztikáját

18 cikk

Növeld bevételeidet mások termékeinek értékesítésével

18 cikk

Marketing tippek webáruházaknak

38 cikk

Emeld a webshopodat a következő szintre

38 cikk