Bizonyára a te vállalkozásodban is előtérbe került a számlázási folyamat a 2018 július elsejei, NAV online számlázást bevezető adójogszabály-módosítás kapcsán. Az áthárított áfatartalom értékhatárának 100.000 forintra csökkenése és az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettség jelentős adminisztrációs terhet ró a webshop számlázás folyamataira is. Ne ess pánikba: segítünk a számodra ideális szolgáltató kiválasztásában.
A számlázási folyamatok optimalizálása – függetlenül attól, hogy te végzed, vagy a könyvelőd – kikerülhetetlen feladat, ezenfelül nagyfokú pontosságot és koncentrációt igényel. Egy jó számlázóprogrammal azonban nemcsak egyszerűbbé és gyorsabbá válik a számlák kiállítása, de átlátható, nyomonkövethető, percek alatt visszakereshető rendszerbe illeszti a számlákat, és emellett megfelel a NAV mindenkori elvárásainak is.
Ha még nincs számlázóprogramod, de vannak válaszra váró kérdéseid, mielőtt döntenél, esetleg épp váltás előtt állsz, mindenképp érdemes elolvasnod a cikkünket: összegyűjtöttük a webshop számlázással kapcsolatos legfontosabb információkat. Gondoltál már arra, hogy nem csak kimenő számlákkal van sok adminisztrációs teher? A bejövő számlák kezelése ugyanúgy gondot tud okozni. Ebben a cikkben erre is adunk egy remek megoldási javaslatot.
Mit állíthatok ki a kézzel írt számlán kívül?
Már akár egy kis webshop esetében sem igazán ideális ötlet a hagyományos, kézi számlázás. Okos, felelősségteljes és igényes megoldása a számlák elkészítésének, ha a számlázóprogramot használsz. Egy ilyen programmal a következő számlatípusok állíthatók elő:
Nyomtatott számla
A program által elkészített számlákat kinyomtatva, postán küldheted el a megrendelőidnek.
PDF-számla
A program által készített számlát elmenthető, pdf formátumban adhatod fel e-mailben.
Ne feledd: attól, hogy elektronikus úton kerül kiküldésre egy számla a megrendelődnek, attól az még nem lesz e-számla! Neked és vásárlódnak is kinyomtva kell tárolnotok az érvényességhez.
E-számla
A program által készített számla abban az esetben minősül hivatalosan is e-számlának, amennyiben rendelkezik időbélyegzővel és/vagy elektronikus aláírással, valamint a fogadó fél is rendelkezik a számla elektronikus tárolásához szükséges technikai feltételekkel.
Természetesen mindhárom számlázási megoldásra könnyed beállítást találhatsz a Webshippy rendszerében.
A NAV állásfoglalása szerint az e-számlázás feltételeiről és azok vállalásáról a feleknek írásos nyilatkozatot kell tenniük. Ilyen megállapodás, illetve a feltételek bizonyítható vállalása esetén az elektronikus úton küldött számla e-számlának minősül. Megállapodás hiányában azonban, csupán – formátumtól függetlenül – a számla képének, másolatának. A számlát továbbra is papíralapon kell továbbítanod a megrendelő számára.
Milyen funkciókkal támogatja a webshopokat egy számlázóprogram?
Az online programok számos adózást és könyvelést támogató funkcióval is rendelkeznek, ilyenek többek között:
- a nyomtatványmodul,
- az excel exportálás lehetősége,
- a különböző összetételű riportok lekérdezésének lehetősége – pl. grafikonok, összesítők,
- a különböző devizák kezelése és árfolyamfrissítése,
- a webshop forgalmával kapcsolatos minden adat nyilvántartásba rendezése és ellenőrzése; pl. partnerek, vevők, termékek, szolgáltatások, beszerzések, rendelések, visszáru.
Milyen további előnyökkel jár az online számlázás?
- A számlát kiküldheted nyomtatott verzióban is – ilyenkor természetesen keletkezik postaköltséged, azonban az elektronikus verzió egyidejű használata professzionálisabb attitűdöt sugall
- A profi számlázóprogramok észlelik az adatszolgáltatási kötelezettség feltételeit, pl. a min. 100.000 forint, vagy annál nagyobb összegű, áthárított áfát tartalmazó számlaadatot.
- a NAV ugyan nem tiltja a kézi számlázást még 100.000 Ft feletti összeg kifizetés esetén sem, ám az ÁFA törvény szerint az adatszolgáltatási kötelezettségnek 5 naptári napon belül interneten keresztül kell eleget tenned. Maga a NAV is a számlázóprogram használatát és az online feladás opciót javasolja, hiszen a program automatikusan elkészíti a jelentést.
- Az online feladott számlákkal időt és energiát takaríthatsz meg, hiszen nem kell sorban állnod és nincs postaköltséged, hiszen a számláid egy kattintással eljuttathatók a címzettekhez.
- Meghívhatod a könyvelődet is a rendszerbe, így naprakészen láthatja az adatokat és dolgozhat is velük.
- Mivel többen is hozzáférhettek a programhoz, nem kell magadra vállalnod az adminisztratív feladatokat
- Minimalizálhatod a hibalehetőségeket.
Milyen számlázóprogramot érdemes használnom webáruházamhoz?
Több profi szolgáltató is a rendelkezésedre áll attól függően, hogy mekkora a céged, vállalkozásod és milyen összetettek a webshop működtetésével kapcsolatos teendőid.
A teljesség igénye nélkül felsoroltunk néhányat az ismertebb szolgáltatók közül:
Billingo
Kezdő vállalkozások számára kiváló lehetőséget nyújt a teljesen ingyenes Starter csomag, amely többek között magában foglalja a korlátlan papír alapú számlázást és az online adatszolgáltatási kötelezettség automatizálását.
Az előfizetéses csomagok – Kata, Master és Innovátor – elsősorban azon vállalkozások számára hívogatók, akik az automatizálás előnyeit kihasználva minimalizálni akarják a számlázás körüli teendőket és egyszerűen, naprakészen szeretnék látni cégük pénzügyi helyzetét. A havi/éves díjas szolgáltatások a Starter funkcióin túl magukba foglalják a korlátlan e-számlák kiállítását, valamint az API összekötést, mely lehetővé teszi, hogy bármilyen programodat, webáruházadat, szoftveredet összekösd és automatizáld számlázóddal.
A felhő alapú, telepítés nélkül azonnal használható Billingo nagy előnye, hogy bármikor, bárhonnan elérhető. Minden eszközre optimalizált, így interneten keresztül akár a metrón ülve is gyerekjáték a számlázás.
Billzone.eu
A jogszabálykövetésen és NAV-adatexporton felül, nemzetközi számlázásra is alkalmas, többnyelvű számlasablonnal bővített, telepítés nélkül használható számlázóprogram.
Kulcs-Soft
A három különböző szoftvercsomag ajánlattal – Start, Prémium és Perfekt- a vállalkozások a maguk portfóliójának, méretének leginkább megfelelő variációt választhatják. A szoftverekhez egyéb, a webshop adózáshoz, webshop könyveléshez szükséges programok, valamint az értékesítést támogató eszközök integrálhatóak.
Számlázz.hu
Igazi húzónév a piacon. Gazdag csomagajánlatokkal és egyedi megoldásokkal teszi egyszerűbbé a webshopok könyvelési és adózási folyamatait, integrálható megoldásai a digitális rendszerek összekapcsolásával, ha nem is gyerekjátékká változtatják a webáruház számlázását, de a hibalehetőségek minimalizálásával lényesen felgyorsítják és egyszerűsítik azt.
Szervezd ki a számlázást!
Webáruház üzemeltetése kapcsán a számlák és a visszaküldött csomagok után generálandó sztornószámlák előállítása egy fontos része a logisztikai folyamatnak. A logisztika kiszervezésével ez a macera is lekerülhet a válladról, hisz a Webshippy rendszere könnyedén integrálódik a kedvence online számlázóidhoz, így a számlagenerálás teljesen automatizáltan történik a háttérben.
Az integrációs lehetőségeinket áttekintve mi a Billingo és a Számlázz.hu programjait választottuk. Hogy miért?
- A fenti két leggyakrabban használt számlázó programot használja üzleti partnereink legnagyobb százaléka – a Webshippy mindkét szolgáltatóval integrálta a rendszerét, amely automatikus számlakiállítást biztosít partnereink részére a csomag lezárásának pillanatában, és továbbítja a vásárlóknak, a kért formátumban
- Mind a Számlázz.hu, mind a Billingo számos, a partnereink kényelmét is szolgáló funkcióval támogatja a munkánkat és ezáltal ügyfeleinkét is. A beállításoknál megadhatod például, hogy PDF vagy e-számla készüljön, vagy épp nyomtatva szeretnéd, ha csomagokba helyeznénk a dokumentumokat.
- Az online adatkapcsolatoknak és okos automatizmusoknak köszönhetően minden adat és információ látható és átlátható, nincs szükség manuális lépésekre számlázásod kordában tartásához
- A számlák automatikus kiállítása mellett az archiválással hosszú távon megőrizhetőek a számlák, ezzel nemcsak a törvényi előírásnak felelnek meg, de nincs szükség egyéb hagyományos vagy elektronikus adattároló beszerzésére sem.
- Az integrációnak köszönhetően a könyvelődnek is kevesebb dolga lesz, hiszen a beérkező utánvétekhez tartozó számlákról a rendszerünk értesítést küld a számlázóprogramoknak, így a tételek státusza rögtön kiegyenlítettre változik. Ennek köszönhetően nem kell hosszasan keresgélned, hogy az egyes utánvétes csomagokat kifizették-e már vagy sem.
- Természetesen az automatizált számlagenerálás minden webáruház motorral működik. Még nem választottál webshop szolgáltatót? Olvasd el összeállításunkat a webshopindítás ideális folyamatáról!
Tekintettel a legutóbbi szabálymódosításra – 1 millió forintról 100.000 forintra csökkent az adatszolgáltatási kötelezettség adóértékhatára-, a NAV-kompatibilis online számlázóprogram használatával sem időt, sem energiát nem kell arra vesztegetnünk, hogy a hatályos adójogszabályok után kutassunk az interneten. Egy egyszeri beállítás után a számlázóprogramból a számla kiállítása után automatikusan továbbíthatóak a számlaadatok a NAV felé.
Nos, látod az előnyöket? Szakítasz a hagyományos számlázással? Ez esetben adunk még egy pro tippet: próbáld ki a kiválasztott szolgáltató demo verzióját, mielőtt meghozod a végleges döntést!
Nem csak kimenő számlák léteznek!
Webshop üzemeltetésekor hajlamosak vagyunk elfeledkezni a bejövő számlákról és csak a kimenő számlákra keresünk automatizált megoldásokat. Ez nagy hiba, mert a szállítói számlák kezelése ugyanúgy sok adminisztrációt igényel. Ismerős az a helyzet, mikor a munkatársaktól sorra érkeznek be a számlák hol papírosan, hol emailben és már azt sem tudod, kinek, mikor, mit fizettél ki? Az online szállítói számlakezelőt neked találták ki!
A beérkező számlákkal egy csomó teendő van, hogy csak a legfontosabbakat említsem:
- rögzíteni kell a rendszerben,
- az arra jogosult embernek jóvá kell hagynia a számlát,
- figyelni kell a fizetési határidőre,
- a fizetési határidőig be kell fizetni a számlát,
- a könyvelőhöz el kell juttatni a számlát.
Ha mindezt manuálisan végzed, rengeteg hibalehetőség van kódolva a rendszerben:
- elfelejted rögzíteni a számlát,
- megfeledkezel a fizetési határidőről,
- olyan számlát fizetsz be, ami nem lett jóváhagyva,
- rossz összeget adsz meg fizetésnél,
- nem jó helyre utalsz,
- elveszik a számla, stb.
Sok-sok hibalehetőség, ami egy jól automatizált rendszerrel egy csapásra megszüntethető.
Tharanis Webshop ERP
A Tharanis ügyviteli (https://tharanisugyvitel.hu/ ) rendszert kifejezetten webáruházas értékesítéshez fejlesztették ki, így valóban a webshop tulajdonosok igényeire van szabva a szolgáltatás. A beszerzéstől a számlázásig minden folyamat automatizálható az alkalmazással.
Miért ajánljuk a Tharanist?
- Webshippy integráció:
- Termékek szinkronizációja Webshippy felé, azaz, ha termék jön létre/módosul a rendszerben az átvezetésre kerül a Webshippy rendszerébe.
- Vevői megrendelések kiszállítási megbízásának átadása a Webshippy felé, ezekhez csatoljuk a számla PDF-eket is.
- Egyéb, nem értékesítéshez kapcsolódó kiszállítás esetén “Kiszállítási előjegyzés” létrehozása a Webshippy rendszerébe.
- Beszállítások esetén “Beszállítási előjegyzés” létrehozása a Webshippy rendszerébe.
- Webshippy utánvét elszámolás feltöltésének és feldolgozásának lehetősége.
- Felhő alapú, így bárhonnan elérhető
- Automata termék- és készlet szinkronnak köszönhetően könnyen kezelhető vele a készlet
- Nagyon gyorsan összeköthető webáruházakkal és egyszerre több webáruházat is tud kezelni
- Elérhető ár
- Operatív szinten minden megvan, amire szükség van (automatikus rendelés fogadás, utánvét feldolgozás, címke nyomtatás, vonalkód olvasás, számla készítés egy gombnyomásra, stb)
- 1 hónap próbaidőszak
- Bolti eladás esetén is jól használható vonalkód/terméknév/cikkszám alapján
- Papírmentes számlák és raktári munka
Taskingo
A Taskingo, online számlakezelő átláthatóvá és hatékonnyá teszi a bejövő számlák kezelését. A szállítói számlákat egyetlen közös felületen lehet kezelni. Ehhez a felülethez egyszerre több munkatárs és akár a könyvelő is kaphat hozzáférést. Így a szállítói számlák állapotát mindenki folyamatosan nyomon tudja követni.
Egy rövid regisztrációt követően már használhatjuk is a rendszert. Beállíthatjuk, hogy az egyes számlákat kinek kell jóváhagynia. Egy számla rögzítésekor automatikusan értesül a jóváhagyó, hogy a jóváhagyására vár egy számla.
Olyan online platformot hoztak létre, amiben:
- egy mozdulattal rögzítheted a szállítói számlákat, hála az automata adatkinyerési funkciónak,
- kimutatások segítik az esedékes számlák listázását, így biztos nem lesz késedelmes fizetésed,
- egy helyen kezelheted a szállítói adatokat,
- könnyedén megnézheted a számlatörténetet,
- a könyvelő automatikus értesítést kap a könyvelendő számlákról.
Megtetszett az ötlet, hogy végre te is automatizáltan kezeld a beérkező számlákat? Most egy hónapig ingyen kipróbálhatod a Taskingo online számlakezelő megoldását. És ha elnyerte a tetszésed, választhatsz a webáruházadhoz leginkább passzoló csomagajánlatok közül.
