Milyen online számlázót válasszak webshopomhoz?

Bizonyára a te vállalkozásodban is előtérbe került a számlázási folyamat a július elsejei, NAV online számlázást bevezető adójogszabály-módosítás kapcsán. Az áthárított áfatartalom értékhatárának 100.000 forintra csökkenése és az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettség jelentős adminisztrációs terhet ró a webshop számlázás folyamataira is. Ne ess pánikba: segítünk a számodra ideális szolgáltató kiválasztásában.

A számlázási folyamatok optimalizálása – függetlenül attól, hogy te végzed, vagy a könyvelőd – kikerülhetetlen feladat, ezenfelül nagyfokú pontosságot és koncentrációt igényel. Egy jó számlázóprogrammal azonban nemcsak egyszerűbbé és gyorsabbá válik a számlák kiállítása, de átlátható, nyomonkövethető, percek alatt visszakereshető rendszerbe illeszti a számlákat, és emellett megfelel a NAV mindenkori elvárásainak is.

Ha még nincs számlázóprogramod, de vannak válaszra váró kérdéseid, mielőtt döntenél, esetleg épp váltás előtt állsz, mindenképp érdemes elolvasnod a cikkünket: összegyűjtöttük a webshop számlázással kapcsolatos legfontosabb információkat.

Mit állíthatok ki a kézzel írt számlán kívül?

Már akár egy kis webshop esetében sem igazán ideális ötlet a hagyományos, kézi számlázás. Okos, felelősségteljes és igényes megoldása a számlák elkészítésének, ha a számlázóprogramot használsz. Egy ilyen programmal a következő számlatípusok állíthatók elő:

Nyomtatott számla

A program által elkészített számlákat kinyomtatva, postán küldheted el a megrendelőidnek.

PDF-számla

A program által készített számlát elmenthető, pdf formátumban adhatod fel e-mailben.

Ne feledd: attól, hogy elektronikus úton kerül kiküldésre egy számla a megrendelődnek, attól az még nem lesz e-számla! Neked és vásárlódnak is kinyomtva kell tárolnotok az érvényességhez.

E-számla

A program által készített számla abban az esetben minősül hivatalosan is e-számlának, amennyiben rendelkezik időbélyegzővel és/vagy elektronikus aláírással, valamint a fogadó fél is rendelkezik a számla elektronikus tárolásához szükséges technikai feltételekkel.

Természetesen mindhárom számlázási megoldásra könnyed beállítást találhatsz a Webshippy rendszerében.

A NAV állásfoglalása szerint az e-számlázás feltételeiről és azok vállalásáról a feleknek írásos nyilatkozatot kell tenniük. Ilyen megállapodás, illetve a feltételek bizonyítható vállalása esetén az elektronikus úton küldött számla e-számlának minősül. Megállapodás hiányában azonban, csupán – formátumtól függetlenül – a számla képének, másolatának. A számlát továbbra is papíralapon kell továbbítanod a megrendelő számára.

Milyen funkciókkal támogatja a webshopokat egy számlázóprogram?

Az online programok számos adózást és könyvelést támogató funkcióval is rendelkeznek, ilyenek többek között:

  • a nyomtatványmodul,
  • az excel exportálás lehetősége,
  • a különböző összetételű riportok lekérdezésének lehetősége – pl. grafikonok, összesítők,
  • a különböző devizák kezelése és árfolyamfrissítése,
  • a webshop forgalmával kapcsolatos minden adat nyilvántartásba rendezése és ellenőrzése; pl. partnerek, vevők, termékek, szolgáltatások, beszerzések, rendelések, visszáru.

Milyen további előnyökkel jár az online számlázás?

  • A számlát kiküldheted nyomtatott verzióban is – ilyenkor természetesen keletkezik postaköltséged, azonban az elektronikus verzió egyidejű használata  professzionálisabb attitűdöt sugall
  • A profi számlázóprogramok észlelik az adatszolgáltatási kötelezettség feltételeit, pl. a min. 100.000 forint, vagy annál nagyobb összegű, áthárított áfát tartalmazó számlaadatot.
  • a NAV ugyan nem tiltja a kézi számlázást még 100.000 Ft feletti összeg kifizetés esetén sem, ám az ÁFA törvény szerint az adatszolgáltatási kötelezettségnek 5 naptári napon belül interneten keresztül kell eleget tenned. Maga a NAV is a számlázóprogram használatát és az online feladás opciót javasolja, hiszen a program automatikusan elkészíti a jelentést.
  • Az online feladott számlákkal időt és energiát takaríthatsz meg, hiszen nem kell sorban állnod és nincs postaköltséged, hiszen a számláid egy kattintással eljuttathatók a címzettekhez.
  • Meghívhatod a könyvelődet is a rendszerbe, így naprakészen láthatja az adatokat és dolgozhat is velük.
  • Mivel többen is hozzáférhettek a programhoz, nem kell magadra vállalnod az adminisztratív feladatokat
  • Minimalizálhatod a hibalehetőségeket.

Milyen számlázóprogramot érdemes használnom webáruházamhoz?

Több profi szolgáltató is a rendelkezésedre áll attól függően, hogy mekkora a céged, vállalkozásod és milyen összetettek a webshop működtetésével kapcsolatos teendőid.

A teljesség igénye nélkül felsoroltunk néhányat az ismertebb szolgáltatók közül:

Billingo

Az, hogy havi 20 számláig vagy nettó 250.000 HUF bevételig a szoftver ingyenes, főként az egyszemélyes mikrovállalkozások számára teszi vonzóvá, a kis- és középvállalkozásoknak pedig az előfizetéssel együtt járó 500 db ingyen e-számla küldésének lehetősége lehet csábító. Internetkapcsolattal akár a metrón ülve is elintézhető a számlázás, hiszen tableten vagy mobiltelefonon ugyanúgy használható, mint PC-n vagy laptopon.

Billzone.eu

A jogszabálykövetésen és NAV-adatexporton felül, nemzetközi számlázásra is alkalmas, többnyelvű számlasablonnal bővített, telepítés nélkül használható számlázóprogram.

Kulcs-Soft

A  három különböző szoftvercsomag ajánlattal – Start, Prémium és Perfekt- a vállalkozások a maguk portfóliójának, méretének leginkább megfelelő variációt választhatják. A szoftverekhez egyéb, a webshop adózáshoz, webshop könyveléshez szükséges programok, valamint az értékesítést támogató eszközök integrálhatóak.

Számlázz.hu

Igazi húzónév a piacon. Gazdag csomagajánlatokkal és egyedi megoldásokkal teszi egyszerűbbé a webshopok könyvelési és adózási folyamatait, integrálható megoldásai a digitális rendszerek összekapcsolásával, ha nem is gyerekjátékká változtatják a webáruház számlázását, de a hibalehetőségek minimalizálásával lényesen felgyorsítják és egyszerűsítik azt.

Szervezd ki a számlázást!

Webáruház üzemeltetése kapcsán a számlák és a visszaküldött csomagok után generálandó sztornószámlák előállítása egy fontos része a logisztikai folyamatnak. A logisztika kiszervezésével ez a macera is lekerülhet a válladról, hisz a Webshippy rendszere könnyedén integrálódik a kedvence online számlázóidhoz, így a számlagenerálás teljesen automatizáltan történik a háttérben.

Az integrációs lehetőségeinket áttekintve mi a Billingo és a Számlázz.hu programjait választottuk. Hogy miért?

  • A fenti két leggyakrabban használt számlázó programot használja üzleti partnereink legnagyobb százaléka – a Webshippy mindkét szolgáltatóval integrálta a rendszerét, amely automatikus számlakiállítást biztosít partnereink részére a csomag lezárásának pillanatában, és továbbítja a vásárlóknak, a kért formátumban
  • Mind a Számlázz.hu, mind a Billingo számos, a partnereink kényelmét is szolgáló funkcióval támogatja a munkánkat és ezáltal ügyfeleinkét is. A beállításoknál megadhatod például, hogy PDF vagy e-számla készüljön, vagy épp nyomtatva szeretnéd, ha csomagokba helyeznénk a dokumentumokat.

  • Az online adatkapcsolatoknak és okos automatizmusoknak köszönhetően minden adat és információ látható és átlátható, nincs szükség manuális lépésekre számlázásod kordában tartásához
  • A számlák automatikus kiállítása mellett az archiválással hosszú távon megőrizhetőek a számlák, ezzel nemcsak a törvényi előírásnak felelnek meg, de nincs szükség egyéb hagyományos vagy elektronikus adattároló beszerzésére sem.
  • Az integrációnak köszönhetően a könyvelődnek is kevesebb dolga lesz, hiszen a beérkező utánvétekhez tartozó számlákról a rendszerünk értesítést küld a számlázóprogramoknak, így a tételek státusza rögtön kiegyenlítettre változik. Ennek köszönhetően nem kell hosszasan keresgélned, hogy az egyes utánvétes csomagokat kifizették-e már vagy sem.
  • Természetesen az automatizált számlagenerálás minden webáruház motorral működik. Még nem választottál webshop szolgáltatót? Olvasd el összeállításunkat a webshopindítás ideális folyamatáról!

Tekintettel a legutóbbi szabálymódosításra – 1 millió forintról 100.000 forintra csökkent az adatszolgáltatási kötelezettség adóértékhatára-, a NAV-kompatibilis online számlázóprogram használatával sem időt, sem energiát nem kell arra vesztegetnünk, hogy a hatályos adójogszabályok után kutassunk az interneten. Egy egyszeri beállítás után a számlázóprogramból a számla kiállítása után automatikusan továbbíthatóak a számlaadatok a NAV felé.

Nos, látod az előnyöket? Szakítasz a hagyományos számlázással? Ez esetben adunk még egy pro tippet: próbáld ki a kiválasztott szolgáltató demo verzióját, mielőtt meghozod a végleges döntést!

 

AUTHOR

Papp-Karakas Kitti

Ecommerce és logisztika szakértő.

All stories by: Papp-Karakas Kitti